Vous Voulez écrire une lettre avec votre ordinateur en utilisant Word, mais vous n'êtes pas un grand expert en technologie et vous ne savez toujours pas comment utiliser le célèbre logiciel de traitement de texte de Microsoft. Vous trouverez dans cet article les étapes à suivre pour bien rédiger un document word facilement et une explication détaillée sur la manière d'écrire une lettre avec des mots formels, informels, ou commerciaux. On vous expliquera ensuite comment atteindre votre objectif en utilisant le logiciel informatique "classique", sa variante en ligne et ses applications disponibles pour les smartphones et les tablettes. En bref, vous devriez finalement avoir une image assez complète de la situation.
Enfin, voici une suggestion de quelques outils alternatifs que vous pourriez utiliser pour "écrire" votre message en agissant à la fois comme un ordinateur et un appareil mobile, si vous ne pouvez pas utiliser Word.
Comment créer une lettre en Word
Pour préparer votre lettre word,vous trouverez une explication sur la façon de procéder avec les versions Windows et MacOS de Word, Word Online et la populaire application de traitement de texte pour Android et iOS.
Windows/macOS
Commencez par découvrir comment créer une lettre avec Word pour les ordinateurs, tant sous Windows que sous MacOS. Mais avant de poursuivre, il faut se rappeler que, dans ce cas, Word fait partie du package Microsoft Office, qui est payant.
La suite est disponible en plusieurs versions : Office 365, qui peut être utilisé en souscrivant à un abonnement spécial de 7 euros/mois (valable pour un seul ordinateur) ou 10 euros/mois (valable pour six ordinateurs, avec un essai gratuit de 30 jours sans renouvellement) et Home.
Après avoir apporté les clarifications nécessaires ci-dessus, soyez prêt et découvrez, ensuite, comment écrire une lettre avec Word à partir de PC. Tout d'abord, démarrez le programme en sélectionnant le lien attaché au menu Démarrer (sous Windows) ou en cliquant sur son icône dans le pavé de lancement (sous MacOS).
Une fois l'écran principal de Word est affiché, cliquez sur le bouton "Nouveau" dans la barre latérale gauche, tapez le mot "lettre" dans le champ de recherche en haut et appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier pour voir tous les modèles de lettres disponibles.
Cliquez ensuite sur le modèle que vous comptez utiliser pour rédiger votre lettre, afin d'en voir un aperçu agrandi et, si cela vous convainc, cliquez sur le bouton "Créer" pour charger le modèle. Si vous souhaitez télécharger d'autres modèles, veuillez créer un lien vers cette page web spécifique sur le site de Microsoft. Une fois le téléchargement terminé, ouvrez le fichier obtenu et le modèle sera automatiquement téléchargé dans Word.
Ensuite, vous pouvez commencer à modifier le modèle ouvert comme vous le souhaitez. Tout d'abord, remplacez le texte modèle par un texte personnalisé en cliquant sur le champ à modifier (par exemple, le nom du destinataire, l'adresse électronique, le téléphone, etc...)
Si vous le souhaitez, vous pouvez également modifier la mise en page du texte et les éléments décoratifs joints à la lettre. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Accueil en haut de la fenêtre Word et utilisez les boutons et menus disponibles pour modifier le type de police utilisé, la taille de la police et/ou la couleur du texte. En allant dans l'onglet Insertion (qui est toujours en haut), vous pouvez insérer et modifier des images, des graphiques, des icônes, etc. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans le tutoriel sur l'utilisation de Microsoft Word.
Après avoir apporté toutes les modifications nécessaires à votre lettre, enregistrez le document créé en cliquant sur le menu Fichier en haut à gauche, en sélectionnant l'élément Enregistrer sous dans le menu latéral qui apparaît, en indiquant le nom, la position et le format (si vous voulez en définir un autre que celui par défaut, qui est le DOCX) et en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Pour imprimer votre lettre, cliquez plutôt sur le menu Fichier, sélectionnez l'option Imprimer dans le menu latéral qui s'ouvre, réglez tous les paramètres appropriés pour l'impression (orientation, format de la feuille, etc.) et cliquez sur le bouton Imprimer.
Word en ligne
Word Online est, comme son nom l'indique, une version du célèbre programme domestique de Microsoft qui peut être utilisé via le Web. Il possède toutes les caractéristiques principales du Word "classique", il fonctionne à partir de n'importe quel navigateur et système d'exploitation sans avoir à télécharger absolument rien sur votre ordinateur et il est totalement gratuit. La seule chose à prendre en compte est le fait que pour l'utiliser, vous devez vous connecter avec un compte Microsoft.
Cela dit, pour écrire une lettre avec Word Online, la première chose à faire est d'ouvrir le navigateur que vous utilisez habituellement pour surfer sur le Web depuis votre ordinateur (par exemple Chrome), de vous rendre sur la page d'accueil du service et de vous connecter à votre compte Microsoft (si nécessaire).
Ensuite, sélectionnez un des modèles par lettre parmi ceux disponibles et cliquez sur celui que vous souhaitez utiliser. Si aucun des modèles figurant dans la liste ne vous satisfait, vous pouvez en rechercher et en télécharger d'autres en visitant la page web appropriée sur le site de Microsoft. Lorsque le téléchargement est terminé, vous devez télécharger le modèle sur OneDrive en sélectionnant l'élément approprié en bas à gauche, en faisant glisser le fichier dans la fenêtre du navigateur et en double-cliquant sur l'icône du modèle.
Une fois que vous voyez l'éditeur Word, commencez à modifier le modèle choisi, en remplaçant tout d'abord le texte modèle qu'il contient par un texte personnalisé. Pour ce faire, double-clic sur le champ que vous voulez modifier, de manière à le mettre en évidence, et tapez votre texte.
Quant à la possibilité de modifier la disposition du texte, les éléments décoratifs qui peuvent être présents et la personnalisation de l'apparence de la lettre, vous pouvez vous référer aux indications déjà données dans l'étape consacrée à Word pour Windows et macOS, cela ne change absolument rien.
Une fois que vous avez apporté toutes les modifications nécessaires à la lettre, pour enregistrer le document que vous avez créé sur OneDrive, cliquez sur le menu Fichier en haut à gauche, sélectionnez Enregistrer sous, deux fois et appuyez sur le bouton Enregistrer. Pour télécharger une copie de la lettre sur votre ordinateur, sélectionnez plutôt, après être allé dans le menu Fichier > Enregistrer sous, Télécharger une copie (pour télécharger le document au format DOCX), Télécharger en PDF (pour télécharger le fichier au format PDF) ou Télécharger en ODT (pour télécharger le fichier au format ODT).
Si vous le souhaitez, vous pouvez également procéder à l'impression de la lettre en agissant directement depuis la fenêtre du navigateur : pour ce faire, allez dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer deux fois de suite, ajustez les paramètres d'impression dans la fenêtre qui s'ouvre et appuyez sur le bouton d'impression.
Android/iOS
Word est également disponible sous forme d'application pour Android et iOS. Dans ce cas précis, il s'agit d'une solution gratuite, à condition que l'appareil utilisé soit de 10,1 pouces ou moins. Dans le cas de dispositifs plus importants, en fait, pour utiliser l'application, vous devez vous abonner à Office 365, dont je vous ai parlé dans le chapitre au début de ce guide. Notez également que l'abonnement au plan en question vous permet de débloquer certaines fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans la version gratuite.
Cela dit, pour écrire une lettre avec Word en utilisant l'application Android ou iOS, prenez votre appareil, déverrouillez-le, allez à l'écran d'accueil et sélectionnez l'icône de l'application. Une fois que vous avez vu l'écran principal de Word, suivez le court tutoriel d'introduction et connectez-vous à votre compte Microsoft.
Assurez-vous maintenant que la section Nouveau en bas de l'écran est sélectionnée (sinon, faites-le) et sélectionnez un des modèles disponibles par lettre. Vous pouvez également télécharger de nouveaux modèles à partir de la section appropriée du site web de Microsoft et les ouvrir dans l'application en les sélectionnant dans la section "Open" (qui se trouve toujours en bas).
Une fois l'écran de l'éditeur affiché, vous pouvez modifier le modèle que vous avez choisi, en remplaçant le texte modèle qu'il contient par un texte personnalisé. Pour ce faire, tapez sur la partie du texte qui vous intéresse, de manière à la mettre en évidence, et tapez ce que vous voulez.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également modifier la mise en page du texte et les éléments décoratifs de la lettre. Pour ce faire, tapez sur l'icône avec la lettre "A" et le crayon en haut, sélectionnez l'élément Accueil rattaché au menu en bas et utilisez les boutons et menus disponibles pour modifier le type de police utilisé, la taille de la police et/ou la couleur du texte. En sélectionnant l'élément Insérer toujours attaché au menu en bas, vous pouvez choisir d'insérer et de modifier des images, des icônes, des formes, etc.
Une fois que vous avez effectué toutes les modifications, appuyez sur le bouton (...) dans le coin supérieur droit et appuyez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer le document sur OneDrive. Si vous souhaitez partager le fichier avec une autre application, sélectionnez Envoyer une copie.
Si vous le souhaitez, toujours à partir du même menu, vous pouvez également exporter le document dans un format différent du format Word par défaut (DOCX), en appuyant sur Exporter et en sélectionnant le format de sortie que vous préférez (ODT ou PDF).
En ce qui concerne l'impression, vous pouvez procéder directement depuis Android ou iOS, en sélectionnant toujours le bouton (...) situé en haut à droite de l'éditeur de lettres, puis l'élément Imprimer et, ensuite, l'imprimante ou l'application d'impression qui vous intéresse.
Conseils pour écrire une lettre en Word
Après avoir compris comment écrire une lettre avec Word, nous vous offrons quelques conseils utiles sur la manière de fixer le contenu. Vous trouverez donc ci-dessous des explications sur la manière de rédiger une lettre informelle, formelle et commerciale. Bonne lecture !
Comment rédiger une lettre informelle en Word
Tout d'abord, voici pour vous quelques conseils utiles pour rédiger une lettre informelle, c'est-à-dire une lettre destinée à une personne que vous connaissez ou avec laquelle vous avez un minimum de confiance. Vous trouverez ci-dessous un résumé de la manière dont une lettre de ce type doit être rédigée (faites toujours attention aux erreurs de distraction et de grammaire, qui doivent absolument être évitées, même lorsque vous communiquez avec des amis !)
Comment rédiger une lettre formelle en Word
Si vous devez écrire une lettre formelle, c'est-à-dire une lettre adressée à des sujets avec lesquels vous n'avez pas de relation confidentielle, la manière dont vous devez vous adresser au destinataire, dans l'introduction, dans le corps du message et également à la fin, doit être traitée avec le plus grand soin. Il en va de même, bien sûr, pour la ponctuation, l'orthographe et la grammaire. Compte tenu de ce qui vient d'être dit, vous trouverez ci-dessous un schéma sommaire de la manière dont une telle lettre devrait être mise en place.
- Expéditeur :
Dans cette section, généralement située dans le coin supérieur gauche, vous devez indiquer qui envoie la lettre, en précisant vos nom et prénom ou le nom de la société que vous représentez, votre adresse, vos coordonnées, etc.
- Lieu et date :
Dans cette section, généralement placée en haut à droite ou en haut à gauche, le lieu et la date de rédaction de la lettre doivent être indiqués sur la même ligne et séparés par une virgule. La date peut être indiquée en lettres et en chiffres.
- Destinataire :
Dans cette section, placée en haut à droite, immédiatement après le lieu et la date de rédaction de la lettre, il faut indiquer le nom ou la raison sociale du destinataire et son adresse. Si nécessaire, il est également possible de faire précéder le nom du destinataire de la formule "A l'aimable attention de".
- Sujet :
C’est la partie de la lettre qui met en évidence le contenu du message. Généralement, le sujet se trouve dans le coin supérieur gauche, mais dans certains cas, il peut aussi être centré. Pour le rendre plus visible, vous pouvez le mettre en majuscule et/ou le mettre en gras.
- Formule d'ouverture :
C’est pratiquement la partie initiale du message à envoyer au destinataire et doit toujours être écrite à gauche. Parmi les principales formules qui peuvent être utilisées dans l'ouverture, on trouve "Cher", "Chère" et "Cher", suivies du titre de la personne (par exemple Ms/Mme, Dr/Dr/Dr etc.). Après le nom et le prénom du destinataire, vous devez insérer une virgule et aller en haut.
- Corps du message :
C'est le contenu du message. Il se compose généralement d'un paragraphe d'introduction, d'une partie centrale et d'un paragraphe de conclusion.
- Formule de clôture :
C'est pratiquement la partie finale de la lettre, qui doit être placée en bas à droite, dans laquelle il faut insérer une formule d'adieu, telle que "Meilleures salutations", "Meilleures salutations", "Cordialité". La formule de clôture est toujours suivie d'un point.
- Signature :
Dans sa forme simple, elle se compose du nom et du prénom, tandis que dans sa forme complète, elle peut également contenir certaines informations de contact. Dans les deux cas, il doit être écrit en bas à droite.
- Pièces jointes :
Si la lettre contient des pièces jointes, il est bon de les indiquer en bas à gauche.
Comment rédiger une lettre commerciale avec Word
Si vous voulez rédiger une lettre commerciale, c'est-à-dire une lettre destinée à une entreprise ou à un commerce, les démarches à effectuer pour qu'elle soit correctement rédigée sont celles indiquées dans le schéma suivant. Gardez à l'esprit qu'elle suit pratiquement le style de la lettre officielle.
Comment écrire une lettre sans Word
Comme il a déjà été abordé au début du guide, il est également possible d'écrire une lettre sans Word. Pour ce faire, il suffit d'utiliser des programmes de traitement de texte alternatifs, comme dans le cas de ceux indiqués ci-dessous.
LibreOffice (Windows/macOS/Linux) :
C’est une suite bureautique populaire, gratuite et open source, disponible pour les principaux systèmes d'exploitation informatiques. Il vous permet d'effectuer toutes les opérations qui peuvent être faites avec Office et, par conséquent, il intègre également un logiciel de traitement de texte, appelé Writer, qui a très peu à envier à Word. Pour plus d'informations, reportez-vous au guide sur la façon de télécharger LibreOffice.
Google Documents (Online/Android/iOS) :
C'est l'outil de traitement de texte qui fait partie de la suite Google Home Productivity, utilisable comme service web et comme application pour smartphones et tablettes. Il est gratuit, facile à utiliser et offre tous les principaux outils disponibles sur Word. Pour plus d'informations, voir l'article sur les applications pour l'écriture.
Polaris Office (Android/iOS) :
Il s'agit d'une application pour Android et iOS qui est entièrement basée sur les principales fonctionnalités de l'Office et, par conséquent, intègre également un outil de traitement de texte pratique. En principe, il est gratuit, mais il est éventuellement disponible dans des versions payantes (à partir de 3,99 euros par mois) qui vous permettent de supprimer la publicité et de débloquer d'autres fonctions supplémentaires. Dans ce cas également, pour plus de détails, vous pouvez lire le post sur les applications d'écriture.
AndrOpen Office (Android) :
C’est un portage de LibreOffice pour Android. Malheureusement, son interface n'est pas particulièrement confortable au toucher (car elle est 100% similaire à la version de bureau), mais elle représente certainement une alternative valable du côté mobile à l'utilisation de Word et, plus généralement, d'Office. Cela a déjà été abordé plus en détail dans le post sur Office for Android.