Publié le : 25 octobre 20194 mins de lecture
À l’heure du tout numérique, gérer ses documents en ligne est devenue une problématique de premier plan. Les mails deviennent vite insuffisants lorsque les envois pèsent lourd. Pour communiquer aisément avec ses collaborateurs, et en toute confidentialité, de nombreux logiciels de partage de documents existent. Mais comment bien choisir ?
Les fonctionnalités principales
Tous les logiciels en ligne possèdent un grand nombre d’avantages et d’inconvénients. Afin de faire un tri efficace et affiner son choix, il convient de chercher celui répondant le mieux aux fonctionnalités de bases recherchées pour le partage de documents. Il convient donc de regarder la taille de stockage ou le poids des dossiers pouvant être échangés. Mais aussi la conservation sécurisée du document partagé, leur centralisation, ou encore la possibilité d’expédier tous types de fichiers (vidéos, images, textes …). Il est primordial que le logiciel soit facilement installable sur tous les types d’ordinateurs pour que tous les collaborateurs puissent travailler égalitairement, sans difficulté, depuis leur bureau, leur domicile comme en déplacement. Enfin, le logiciel doit être suffisamment simple et rapidement exploitable sans formation complexe.
Par ailleurs, dans les bons logiciels vous pourrez également trouver un outil de discussion entre les collaborateurs. Celui-ci permettra de poursuivre les échanges, apportera un lien non négligeable entre les collaborateurs. Le logiciel devient à lui tout seul l’épicentre de l’entreprise, l’outil par excellence de communication interne.
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Logiciel partagé et mobilité
Comme nous venons de le signaler, les collaborateurs d’une entreprise peuvent se situer en bien des lieux différents au cours de leur journée de travail. De nos jours, les entreprises modernes sont de plus en plus mobiles. De ce fait, le logiciel de partage de fichier permet de faciliter grandement cette mobilité. En effet, grâce à celui-ci, non seulement les collaborateurs sont en lien continuel pour le partage de documents en ligne, mais peuvent également accéder à ces derniers à distance. Ce mode de fonctionnement autorise – et facilite – le télétravail. Une option de plus en plus courante dans les grandes entreprises internationales comme dans les petits bureaux où il n’y a pas la place d’accueillir tous les employés sur place.
Productivité, simplicité et écologie
Les bons logiciels libres proposent un stockage en ligne des documents. La sécurisation de celui-ci vous permet de choisir quels collaborateurs sont autorisés à lire, modifier, supprimer ce fichier. Un système révolutionnaire qui permet à tous d’avoir accès au même document au même moment, mais aussi, et surtout, qui réduit considérablement les impressions papiers. Fini également les multiples envois de mails et renvois avec modifications, les risques de perte de courrier ou du document lui-même. Terminé les stockages, les échanges… la gestion des documents de votre entreprise tout entière se voit radicalement modernisée via l’utilisation d’un logiciel en ligne. Cet outil, contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, est loin de détruire la cohésion d’équipe et le lien social. En effet, grâce à la hiérarchisation des fichiers et à la bonne organisation incluse en ligne, les employés ont accès aux documents partagés de leurs associés du quotidien, qu’ils soient présents au bureau ou à l’autre bout du monde. Ils peuvent se retrouver, en ligne, sur un même dossier pour y apporter ensemble les nouveautés, retouches et corrections nécessaires. Les employés ne se sentent jamais seuls, mais épaulés par l’ensemble de la communauté de travail, présente en ligne en même temps et à même de répondre à leurs problèmes, de trouver ensemble les solutions. Ce système de partage de document est un atout de collaboration, de gestion et d’efficacité au quotidien.